MATERIA NOTARIAL

A continuación se presenta el movimiento desarrollado por el Tribunal Disciplinario Notarial durante el 2008.  Como hechos relevantes destacan: 

•	Se interrumpe, con una baja,  el comportamiento de relativa estabilidad en el volumen de casos entrados observado en el período 2004-2007. Esto debido a la confluencia del atípico ingreso reportado en el cuarto trimestre del 2007 y la baja significativa del 2008 en la entrada.

•	Si bien el nivel resolutivo disminuye este año respecto al año anterior, este se mantiene superior a la entrada, lo que produce una baja significativa de la existencia final que llega a la cifra record de 17 casos pendientes.

I.	INDICADORES DE GESTION

Los indicadores que se han utilizado para medir la labor de este despacho son: tasa de congestión así como, las de pendencia y resolución.

En la tabla y gráficos siguientes se puede apreciar la evolución de los indicadores señalados en el último quinquenio.

VARIABLES	2004	2005	2006	2007	2008	
Circulante al inicio	54	44	78	55	51	
Casos entrados	282	265	239	258	196	
Casos salidos	292	231	262	262	233	
Circulante al finalizar	44	78	55	51	17	
						
INDICADORES						
Tasa de congestión	1,15	1,34	1,21	1,19	1.06	
Tasa de pendencia	13,1	25,2	17,4	16,3	6.9	
Tasa de resolución	86,9	74,8	82,6	83,7	93.1	

En los últimos dos años, la tasa de congestión para el Tribunal Disciplinario Notarial ha venido disminuyendo gradualmente, así  en el 2008 se ubicó en 1,06; es decir, en este año en el Tribunal Disciplinario Notarial tenía que tramitar 1,06 veces más casos de los que se pudo resolver para que la congestión fuera nula. 

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

Las tasas de pendencia y resolución deben analizarse en forma conjunta, pues son complementarias y su suma es 100%, lo que quiere decir que  un asunto o esta pendiente o está resuelto. 

La tasa de pendencia se ubica en 6,9%, mientras que la de resolución en 93,1%, mostrando un ascenso en comparación con el año anterior, lo que implica una mejoría en el nivel resolutivo y por ende una disminución de los asuntos pendientes. 

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

De seguido se presenta el análisis detallado para esta oficina.

II.	CASOS ENTRADOS

En el 2008 se interrumpe el comportamiento de relativa estabilidad en el volumen de casos entrados observado en el período 2004-2007. Durante este año decrece el volumen de casos entrados a este despacho en 62 expedientes respecto al 2007. lo que significa una baja porcentual de casi una cuarta parte (24%). Como se puede apreciar del siguiente gráfico, tal reducción aleja los casos entrados en el 2008 significativamente del patrón seguido por esta variable en los cuatro años inmediatamente anteriores, donde el ingreso anual rondaba el promedio de los 261 asuntos nuevos.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

El fenómeno de la reducción antes comentada no se podía prever con los datos de los primeros nueve meses del año, pues por el contrario; todo parecía indicar un comportamiento alcista en todo el año, no obstante al comparar los cuartos trimestres de los últimos dos años se nota la confluencia de dos factores que producen la interrupción de la relativa estabilidad del 2004-2007; el primer factor es el atípico ingreso reportado en el cuarto trimestre del 2007 y el segundo es la baja significativa del 2008 en la entrada. Como se puede constatar en el siguiente recuadro, en el último trimestre del 2007 ingresaron 95 casos que es un valor alto al compararse con los períodos anteriores, mientras que ese mismo período trimestral pero del 2008 la entrada pasó a 23 casos, 72 menos al reportado en el 2007.

TRIMESTRE	CASOS ENTRADOS	
	2006	2007	2008	
Enero a Marzo	62	60	51	
Abril a Junio	48	67	75	
Julio a Setiembre	65	36	47	
Octubre a Diciembre	64	95	23	
TOTAL	239	258	196	

Por tipo de asunto entrado en el Tribunal Notarial, la entrada de apelaciones de sentencia es el rubro más importante desde el punto de vista numérico, pues representan más de tres quintas partes (61,7%) del total ingresado al despacho. Le siguen las apelaciones de auto que son un poco más de un tercio de lo entrado (35.2%) mientras que las apelaciones por inadmisión apenas representan el 3.1% en el 2008.
	
TIPO DE ASUNTO ENTRADO	CASOS	PORCENTAJE	
Apelación de sentencia	121	61.7%	
Apelación de auto	69	35.2%	
Apelación por inadmisión	6	3.1%	
TOTAL	196	100.0%	

III.	CASOS TERMINADOS

En los últimos cuatro años el volumen de casos terminados se ha mostrado relativamente estable como se puede apreciar en el siguiente gráfico. Si bien en este año la cantidad de casos terminados baja a 233 respecto  a lo reportado un año antes, esta cifra se mantiene cercana al promedio anual calculado desde el 2005 de  247 casos, bajando respecto a este indicador en un 5,7%. Sin embargo, los mencionados niveles están muy por debajo de lo votado en el 2004.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

Por tipo de voto, las confirmatorias abarcan el 55,8% del total de resoluciones, mientras que las revocatorias perdieron peso relativo al pasar del 20.6% del 2007 al 17.2% doce meses después. 

TIPO DE VOTO	CASOS TERMINADOS	
	2006	2007	2008	
Confirma	157	150	130	
Revoca	31	54	40	
Modifica	17	14	11	
Anula	28	22	25	
Mal admitida	17	15	17	
Otros	12	7	10	
TOTAL	262	262	233	

En el siguiente gráfico se presenta la distribución porcentual por tipo de voto.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

IV.	CASOS EN TRAMITE AL FINALIZAR

En el 2008 la existencia al finalizar cae en forma significativa (17 casos pendientes) presentándose el nivel más bajo hasta ahora y la razón por lo que la cifra de casos terminados no fue mayor. Un nivel tan bajo de existencia no proporcionaba una importante cantidad de casos a tramitar. Se debe recordar que  la baja de la existencia es producto de una mayor cantidad  de casos terminados respecto a los entrados.

AÑO	EXISTENCIA AL FINALIZAR	
2003	54	
2004	44	
2005	78	
2006	55	
2007	51	
2008	17	

La existencia al finalizar el 2008 está compuesta por 16 apelaciones de sentencia y una de auto

TIPO DE ASUNTO PENDIENTE	CASOS	
Apelación de auto	1	
Apelación de sentencia	16	
TOTAL	17	

JUZGADO NOTARIAL

Los principales resultados del análisis estadístico para el Juzgado Notarial se presentan a continuación:

•	Las razones principales del aumento en el congestionamiento de este año del Juzgado Notarial son: 1) el fuerte y atípico ingreso de casos acaecido en el 2007 impactará la carga de trabajo de ese año que se mantendrá alta en el siguiente período anual. 2) Además, de ese evento puntual, el proceso continuado (ocurrido por varias años) de ingreso de casos nuevos sobre la capacidad resolutiva del despacho, produjo una acumulación sostenida de asuntos pendientes. 3) A lo anterior se suma que en el 2008 se da una caída del nivel resolutivo. 

•	Se observa un incremento importante de casos con un tiempo de espera mayor de un año. Estos representan el 70.2% cuando que a la conclusión del 2007 éstos eran 56.8%. De esta forma, la congestión de este juzgado no solo tiene que ver con el aumento de la carga de trabajo sino que una proporción importante de ella se ha vuelto más antigua.
 
V.	INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores que se utilizan para analizar la labor del Juzgado Notarial se desarrollan seguidamente:

En la tabla y gráficos siguientes se puede apreciar la evolución de los indicadores señalados en el último quinquenio.

VARIABLES	2004	2005	2006	2007	2008	
Circulante al inicio	3158	3249	2880	3070	3683	
Casos entrados	1320	1203	1201	1711	1338	
Casos reentrados	1	1	3	3	0	
Casos salidos	1230	1573	1014	1101	986	
Circulante al finalizar	3249	2880	3070	3683	4035	
						
INDICADORES						
Tasa de congestión	3,6	2,8	4,0	4,3	5,1	
Tasa de pendencia	72,5	64,7	75,2	77,0	80.4	
Tasa de resolución	27,5	35,3	24,8	23,0	19.6	

El congestionamiento del Juzgado Notarial sigue una tendencia creciente en los últimos cuatro años al pasar de 2.8 en el 2005 a 5,1 en el 2008. Este último valor indica que el Juzgado Notarial tenía que tramitar 5,1 veces más casos este año de los que pudo resolver para que la congestión fuera nula. 

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

La tasa de pendencia se ubica como la más alta de los últimos años (80,4%) y dentro de la tendencia creciente iniciada en el 2006. Esta es consecuencia de una mayor cantidad de expedientes ingresados sobre los resueltos, quedando así un volumen alto en existencia. Por su parte, en sentido inverso, la tasa de resolución aglomeró en 19,6%. 

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

Los anteriores patrones se justifican de acuerdo al detalle que a continuación se expone y que es resultado de la exploración de las principales variables estadísticas. 

VI.	CASOS ENTRADOS

En definitiva el volumen de casos entrados durante el 2007 se constituyó como un dato atípico dentro del comportamiento del ingreso al Juzgado al compararlo con los tres años previos y lo reportado en el 2008. Como se aprecia en el siguiente gráfico, en este último año el ingreso llegó a los 1338 casos, cifra que se ubica más cercanamente a lo entrado anualmente en el período 2004-2006 que a lo reportado en el 2007.

Por otra parte, al descontar los asuntos  procedentes del Registro Civil (cuyo peso relativo se duplica en el 2008 a 17,0% del 8.9% del 2007), la cantidad de casos entrados se ubica en 1110, disminuyendo la brecha entre estas cifras a lo largo del tiempo como se aprecia en el siguiente gráfico.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

En cuanto al ingreso de casos nuevos según la procedencia este año se dan algunos cambios en la distribución porcentual. Si bien es típico que cerca de dos quintas partes de lo entrado provenga de “particulares” (en el 2007 eran el 40.8% y en el 2008 el 41.4%) los expedientes provenientes del Archivo Nacional, pasaron del un 37.5% del año anterior a un 30% en este año, perdida porcentual que es ganada por la cifra compuesta por los casos provenientes del Registro Civil principalmente. Ello, es la explicación del aumento de la diferencia entre la curva total de casos y la que no toma en cuenta los datos del registro civil del gráfico anterior .

PROCEDENCIA	CASOS ENTRADOS	
	CANTIDAD	PORCENTAJES	
Particulares	554	41.4%	
Archivo Nacional	401	30.0%	
Registro Civil	228	17.0%	
Registro Nacional	44	3.3%	
Oficinas Judiciales	59	4.4%	
Otros	52	3.9%	
TOTAL	1338	100.0%	

En el siguiente gráfico se muestra el comportamiento de los casos entrados por trimestre en los últimos dos años. Se aprecia que lo presentado por los particulares es menos variable que lo presentado por otros entes.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

VII.	 CASOS TERMINADOS

Son varias las razones principales del aumento en el congestionamiento de este año del Juzgado Notarial. En primer lugar, el fuerte y atípico ingreso de casos acaecido en el 2007 impactará la carga de trabajo de ese año que se mantendrá alta en el siguiente período anual. Además, de ese evento puntual, el proceso continuado (ocurrido por varias años) de ingreso de casos nuevos sobre la capacidad resolutiva del despacho, produjo una acumulación sostenida de asuntos pendientes. A lo anterior se suma que en el 2008 se da una caída del nivel resolutivo cuando se resolvieron 986 casos, 115 menos que doce meses antes, para una baja porcentual de casi el 12%. Estos eventos y su interacción son las causas inmediatas de la saturación del juzgado.

En el desglose siguiente, se puede observar el comportamiento de los casos terminados por trimestre para el último quinquenio. Se puede apreciar que la reducción del nivel resolutivo antes comentada ocurrió, en esencia, en el primer trimestre del año; en ese trimestre se dictó 212 resoluciones cuando que en el mismo período pero del 2007 el dictado fue mucho mayor (325 casos terminados) cuando se emitieron 113 votos más. Esto por cuanto en los siguientes nueve meses del 2008 se mantuvo el nivel resolutivo de los últimos nueve meses del 2007 (776 y 774 casos terminado, respectivamente).

TRIMESTRE	CASOS TERMINADOS	
	2004	2005	2006	2007	2008	
Primero	299	245	294	325	212	
Segundo	323	410	240	298	313	
Tercero	349	457	249	265	226	
Cuarto	259	461	231	213	235	
TOTAL	1230	1573	1014	1101	986	

Durante el 2008 continua cambiándose la distribución porcentual por tipo de resolución emitida. Como se puede apreciar en el siguiente despliegue de datos, en el 2007, se dio un cambio sustancial en la distribución porcentual por modalidad resolutiva respecto a lo que se venía dando en años anteriores; antes de ese año alrededor de una cuarta parte (25%) de los votos eran con lugar pero en el 2007 prácticamente fueron  la mitad de lo resuelto (49,3%). También en el 2007  disminuyó el peso relativo del “archivo” al 18.9% siendo que en años anteriores este tipo de resolución superaba el 30%. En el 2008 se produce un cambio, pues las resoluciones “con lugar” pasaron del 49.3% en el 2007 al 35.4% en el 2008. El peso relativo de los votos declarados “Sin lugar” cae al 14,2% cuando que en años anteriores estos oscilaban entre el 20 y el 25 por ciento. 

Motivo de término	Distribuciones porcentuales	
	2004	2005	2006	2007	2008	
Archivo	41.7%	36.6%	30.9%	18.9%	39.6%	
Sin lugar	22.7%	25.7%	23.3%	21.5%	14.2%	
Con lugar	24.5%	24.6%	26.7%	49.3%	35.4%	
Otro	11.1%	13.1%	19.1%	10.3%	10.8%	
TOTAL	100.0%	100.0%	100.0%	100.0%	100.0%	

Lo anterior denota un cambio en la forma en que se resuelve en el Juzgado Notarial iniciado en el 2007, proceso que continúa en este año y habrá que esperar unos años más para determinar si se ha llegado a una nueva forma de resolver en función de las condiciones legales imperantes. Sin embargo, a continuación se muestra una gráfica con la distribución porcentual de lo resuelto en el 2008 la cual podría cambiar en los próximos años, aspecto que será evaluado en futuros informes.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

VIII. CASOS EN TRÁMITE AL FINALIZAR

Como secuela de un ingreso mayor a lo resuelto, el circulante al finalizar se incrementó en el 2008. En ese año, el volumen de casos pendientes ascendió a 4035, que es el nivel más alto desde 1999. Dicha cifra, además, es casi un 10% mayor que la reportada el año anterior y es más de tres veces la reportada al finalizar el primer año que se reportan estadísticas (en 1999) cuando se reportaron 1256 casos pendientes.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

Del gráfico anterior, se puede apreciar que el retroceso de la existencia, aunque no suficiente, acaecida en el 2005 no pudo ser sostenida en el tiempo y por lo tanto el comportamiento seguido es en realidad creciente.

En cuanto al grado de antigüedad de la existencia al finalizar el 2008, que se muestra en el siguiente desglose, se observa un incremento importante de casos con un tiempo de espera mayor de un año, pues representa el 70.2% cuando al concluir el 2007 éstos eran 56.8%. De esta forma, la congestión de este juzgado no solo tiene que ver con el aumento de la carga de trabajo sino que una proporción importante de ella se ha vuelto más antigua.

AÑO DE ESPERA DE TRAMITE FINAL	CASOS EN TRÁMITE AL FINALIZAR	
	CANTIDAD	PORCENTAJE	
	2007	2008	2007	2008	
Hasta un año	1591	1206	43.2%	29.9%	
Más de uno a tres años	1842	2454	50.0%	60.8%	
Mas de tres años	250	375	6.8%	9.3%	
TOTAL	3683	4035	100.0%	100.0%	

Es importante anotar que el número de casos con seis y siete años de espera ha bajado, pues al final del 2007 existían  66 asuntos; mientras que al terminar el 2008 eran 29. Este esfuerzo debe continuar pero poniendo especial atención, en reducir la cantidad de casos que tienen cinco años de espera al 31 de diciembre último (126 casos), debido a que estos, de mantenerse en trámite, engrosarán el grupo de casos que tendrán seis años de espera al 31 de diciembre del 2009.

AÑO DE ENTRADA	CASOS EN TRÁMITE AL FINALIZAR	
	CANTIDAD	PORCENTAJE	
	2007	2008	2007	2008	
2001	4	2	0.1%	0.0%	
2002	62	27	1.7%	0.7%	
2003	184	126	5.0%	3.1%	
2004	341	220	9.3%	5.5%	
2005	636	416	17.3%	10.3%	
2006	865	615	23.5%	15.2%	
2007	1591	1423	43.2%	35.3%	
2008	No aplica	1206	No aplica	29.9%	
TOTAL	3683	4035	100.0%	100.0%	

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

Lo más relevante de la labor realizada por este despacho se describe en el siguiente análisis:

•	En la Dirección Nacional de notariado se logra reducir el circulante al incrementarse, significativamente, el nivel resolutivo, a la vez que se produce una leve reducción en el ingreso de casos nuevos.

IX.	INDICADORES DE GESTIÓN

En la tabla y gráficos siguientes se puede apreciar la evolución de los indicadores en el último quinquenio.

VARIABLES	2004	2005	2006	2007	2008	
Circulante al inicio	1834	1303	925	855	1249	
Casos entrados	1851	1146	1099	1745	1658	
Casos reentrados	143	157	160	95	50	
Casos salidos	2525	1681	1329	1446	2255	
Circulante al finalizar	1303	925	855	1249	702	
						
INDICADORES						
Tasa de congestión	1,5	1,6	1,6	1,9	1.3	
Tasa de pendencia	34,0	35,5	39,1	46,3	23.7	
Tasa de resolución	66,0	64,5	60,9	53,7	76.3	

Durante el 2008 la tasa de congestión para la Dirección Nacional de Notariado ha bajado al 1.3, siendo este el valor más bajo de los últimos cinco años. Dicho valor indica que en este año se tenían que tramitar 1,3 veces más casos de los que se pudo resolver para que la congestión fuera nula.  

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

Este año mejora significativamente, la tasa de resolución interrumpiendo la tendencia a la baja seguida en los cuatro años inmediatamente anteriores. Esta se ubica en 76,3% mientras que un año antes era el 53.7%. consecuentemente, la tasa de pendencia cae a solo el 23,7% en el 2008 como se puede apreciar en el siguiente gráfico. 

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación.

De seguido se comenta con más detalle lo encontrado en los datos estadísticos para este año.

X.	CASOS ENTRADOS

La cantidad de asuntos entrados en el 2008 disminuye levemente respecto al 2007. En este año ingresaron 1658 expedientes nuevos, 87 menos que el año anterior para una disminución relativa de casi el 5%. Si bien este fenómeno señala un relativo estancamiento de la entrada, es aún temprano para indicar un cambio de tendencia hacia la estabilidad de la entrada.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

La distribución porcentual de los casos entrados por tipo de asunto es tan  cambiante que de un período a otro varían las posiciones de cada uno y es por ello que a continuación se hacen las observaciones de carácter general derivadas de los que se aprecia en el siguiente gráfico. Por ejemplo, los “índices” que en el 2007 ocupaban el segundo lugar en cuanto a ingreso, en el 2008 estos se ubican en el quinto lugar por debajo de la “Inscripción y habilitación de notarios, el “depósito y recuperación de tomos” y el rubro de “otros”

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

Los “impedimentos” son el tipo de caso entrado más común en la distribución porcentual mostrada, siendo que para el 2008 estos son el 30% cuando que un año antes estos eran el 35.2%. El “depósito y recuperación de tomos” ocupa el segundo lugar de entrada con el 14.9% del ingreso total mientras que un año antes apenas representaban un poco más del 5%. La inscripción y habilitación de notarios” siguen en orden descendente con un 13%, monto que no se aleja fuertemente del cálculo del 2007 cuando era un poco más del 10%.  Los “índices” cayeron del 20,5% en el 2007 al 10% doce meses después. Finalmente el rubro “otros” aumentó su peso relativo de un 11,6 al 15.8%.

XI.	CASOS TERMINADOS

El  monto de casos terminados se incrementa en forma importante en el 2008. Como se aprecia en el gráfico Nº 16, con la cifra del 2008 se da  la continuidad del proceso recuperativo hincado en el 2007 del nivel resolutivo de la Dirección. Inclusive los 2255 casos terminados en este año es la segunda cifra más alta desde 1999; la más alta se presentó en el 2004 cuando se resolvieron 2525 casos, solo 170 más que en el 2008.

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

El patrón descrito antes sobre los casos terminados es determinado principalmente por los votos declarando “Con lugar”  el asunto. Ello hace que de presente un cierto paralelismo entre las curvas que se muestran en el gráfico anterior. Esto a pesar de que este tipo de voto ha perdido peso relativo en el 2008, pues representó el 61.4% cuando que en el 2007 eran el 67.2%. El archivo se ha situado cerca del 30% en los últimos cuatro años y el resto de la tipología no supera el 10% cada uno, como se puede constatar a continuación:

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

XII.     CASOS EN TRÁMITE AL FINALIZAR

En definitiva la consecuencia inmediata del fuerte incremento del nivel resolutivo y la, aunque leve; baja de la entrada propició la reducción del circulante al finalizar el 2008. De esta forma, al 31 de diciembre de este año la cantidad de casos pendientes cae a 702 de los 1249 reportados en el 2007, para una baja del 43.8%,  constituyéndose con la cifra más baja desde 1999, como se puede apreciar a continuación

Elaborado por: Sección de Estadística, Departamento de Planificación

En la Dirección Nacional de Notariado se realizan otras labores que involucran tiempo del personal para su desarrollo y por ello se muestran en la siguiente tabla. Con excepción de las consultas, para el 2008, prácticamente todas las tareas indicadas aumentaron respecto al año anterior, como se puede apreciar en las dos últimas columnas del siguiente desglose.

ACTIVIDAD	2005	2006	2007	2008	
Autenticación de firmas	9926	11173	11869	13887	
Registro de sellos y firmas	1559	6391	5106	5628	
Entrega de nuevos protocolos	3421	3376	4429	4800	
Certificación de notarios	1881	3139	4994	3215	
Procesos act. Judicial no contenc.	480	648	2	221	
Apersonamiento de juicios	33	183	205	539	
Juramentación de notarios	341	161	158	207	
Consultas atendidas	52	33	28	16	
Consultas recibidas	39	31	28	15